TARAKAN – Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kota Tarakan menunjukkan komitmennya dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip dengan menggelar sosialisasi dan pelatihan terkait Sistem Administrasi Retensi Arsip dan Alih Dokumen Digital Sejak Awal (SI ARSIP ANDAL) serta penggunaan media penyimpanan File Fusion.
Kegiatan ini berlangsung di ruang rapat Kantor Bawaslu Kota Tarakan, Rabu (30/4/25) dan dihadiri oleh jajaran Sekretariat Bawaslu setempat.
Plt. Kepala Sekretariat Bawaslu Kota Tarakan, Rahmat Nur, SE,.MH, dalam sambutannya menyampaikan bahwa kegiatan ini bertujuan untuk menata kelola arsip secara sistematis, mulai dari proses pembuatan hingga penyimpanan, serta melaksanakan penyusutan arsip sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Lebih lanjut, Rahmat Nur menekankan urgensi pengelolaan arsip yang baik bagi Bawaslu, terutama dalam konteks potensi sengketa hasil pemilu di Mahkamah Konstitusi (MK).
“Arsip Bawaslu menjadi penting, salah satunya ketika terjadi perselisihan di MK, untuk itu perlu dikelola, dipelihara dan dirawat dengan baik,†ujarnya.
SI ARSIP ANDAL sendiri merupakan sebuah sistem aplikasi yang dirancang untuk melakukan digitalisasi dokumen sejak awal pembuatannya.
Sistem ini mencakup proses pengklasifikasian, penataan, penyimpanan digital, hingga penentuan jadwal retensi arsip. Dengan demikian, masa aktif dan inaktif suatu arsip, serta statusnya apakah permanen atau akan dimusnahkan, dapat diketahui sejak awal.
Rahmat Nur berharap implementasi SI ARSIP ANDAL dan pemanfaatan File Fusion dapat mewujudkan pengelolaan arsip yang lebih tertib dan terkelola di lingkungan Bawaslu Kota Tarakan.
Ia juga menekankan pentingnya pengusulan pemusnahan arsip yang telah melewati masa retensinya agar tidak terjadi penumpukan di ruang penyimpanan arsip.
“Arsip yang sudah habis masa retensinya segera diusulkan dimusnahkan, sehingga tidak memenuhi rak Arsip Bawaslu,†pungkasnya.
Kegiatan sosialisasi dan pelatihan ini diharapkan dapat meningkatkan pemahaman dan keterampilan seluruh jajaran Sekretariat Bawaslu Kota Tarakan dalam mengimplementasikan sistem pengelolaan arsip digital secara efektif dan efisien.(**)
