TARAKAN, Fokusborneo.com – Sebagai bentuk komitmen dalam mewujudkan tata kelola organisasi yang profesional, akuntabel, dan mendukung pembangunan Zona Integritas (ZI) menuju Wilayah Bebas dari Korupsi (WBK), Bawaslu Kota Tarakan terus melakukan penguatan kelembagaan, salah satunya dengan sistem kearsipan melalui penataan arsip secara terpadu antara arsip fisik dan arsip digital.
Langkah tersebut merupakan implementasi Rencana Aksi Area Penataan Tatalaksana, khususnya dalam penguatan pengelolaan dokumen organisasi serta pengembangan inovasi SI ARSIP ANDAL (Sistem Administrasi Retensi Arsip dan Alih Dokumen Digital Sejak Awal).
Melalui program ini, Bawaslu Kota Tarakan mulai melakukan penataan arsip hasil pengawasan dan dokumen pendukung pengawasan yang telah dihasilkan sejak tahun 2018.
Kepala Sekretariat Bawaslu Kota Tarakan, Rahmat Nur saat melakukan peninjauan gudang arsip, Kamis (4/6/26), menyampaikan mengingat sebagian banyaknya dokumen yang masih berada dalam masa retensi aktif maupun inaktif, Bawaslu Kota Tarakan menyiapkan gudang arsip khusus yang mulai difungsikan pada Mei 2026.
Gudang arsip tersebut tidak hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan dokumen, tetapi dikembangkan sebagai Pusat Pengelolaan Arsip Terpadu, yaitu ruang pengelolaan arsip yang mengintegrasikan penyimpanan fisik dengan sistem informasi kearsipan digital secara berkelanjutan.
“Melalui konsep ini, setiap dokumen yang tersimpan pada rak maupun boks arsip dapat ditelusuri secara cepat dan akurat melalui aplikasi SI ARSIP ANDAL.” ungkapnya
Lebih lanjut, pengelolaan arsip harus dipandang sebagai bagian penting dari tata kelola organisasi, bukan sekadar kegiatan penyimpanan dokumen.
“Gudang arsip ini bukan sekadar tempat menyimpan atau menumpuk berkas. Kami mengembangkannya sebagai pusat pengelolaan arsip yang tertata, terdokumentasi, dan terintegrasi dengan sistem digital. Melalui SI ARSIP ANDAL, setiap dokumen dapat diketahui lokasi penyimpanannya, klasifikasinya, masa aktif dan inaktifnya, hingga waktu pengusulan pemusnahannya secara cepat dan akurat,” ujarnya.
Rahmat menjelaskan, setiap rak dan boks arsip yang tersimpan di gudang telah terhubung dengan basis data pada SI ARSIP ANDAL.
Melalui sistem tersebut, pengguna dapat mengetahui informasi dokumen secara realtime, mulai dari klasifikasi arsip, unit pengolah pencipta arsip, masa retensi aktif, masa retensi inaktif, hingga jadwal penyusutan arsip sesuai ketentuan yang berlaku.
Keunggulan SI ARSIP ANDAL terletak pada penerapan prinsip pengelolaan arsip sejak awal. Setiap dokumen yang diterima maupun diciptakan oleh unit kerja langsung dilakukan klasifikasi, pencatatan retensi, alih media digital, dan penginputan ke dalam sistem. Dengan demikian, data arsip akan terus diperbarui secara berkelanjutan sejak dokumen pertama kali tercipta hingga memasuki tahap penyusutan.
Implementasi SI ARSIP ANDAL juga menjadi bagian dari transformasi digital organisasi yang mendukung efektivitas pengelolaan eviden, dokumentasi hasil pengawasan, serta akuntabilitas penyelenggaraan tugas dan fungsi Bawaslu Kota Tarakan.
Melalui penguatan sistem kearsipan ini, Bawaslu Kota Tarakan berharap seluruh arsip organisasi dapat terkelola secara lebih profesional, mudah diakses, aman, serta memenuhi prinsip kearsipan yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Sesuai tagline SI ARSIP ANDAL, pengelolaan arsip di Bawaslu Kota Tarakan diarahkan untuk mewujudkan Arsip Terjaga, Mudah Penelusurannya, dan Penyusutannya Terencana.
“Komitmen tersebut diharapkan menjadi fondasi dalam membangun tata kelola organisasi yang modern, transparan, akuntabel, dan berorientasi pada pelayanan publik.” Pungkasnya.(**)
Discussion about this post